Kurum kaybolduğunu söylediği kararın başka birime gönderilmiş örneğini araştırmak zorunda mı?

Kurum, talebinizi yalnız “aslı kayboldu” demekle başka yerdeki mevcut örneklerden bağımsız değerlendirmemelidir. Bilgi edinme hakkı, kurumun elinde bulunan veya görevi gereği bulunması gereken kayıtları kapsar; kurum başvuruyu doğru ve etkin sonuçlandıracak tedbirleri almakla yükümlüdür. Başka birime gönderilmiş örneğe ilişkin somut bilginiz varsa bunu özellikle belirtin.

Kararın tarih-sayısını, gönderildiği birimi ve varsa gönderim yazısını başvurunuza ekleyin. Aslın kaybolduğu söylenirken diğer birimdeki örneğin, elektronik kaydın veya dosya devir kayıtlarının araştırılıp araştırılmadığını sorun. Bu, yeni bir karar üretilmesini değil mevcut bir kaydın bulunmasını istemektir.

Belge aynı kurumun başka biriminden sağlanacaksa kanundaki süre ve gerekçeli uzatma bildirimine ilişkin kurallar önem taşır. Başka kurum veya kuruluşta bulunuyorsa başvurunun oraya gönderilmesi ve size yazılı bilgi verilmesi düzenlenmiştir. Ancak bir yazıda gönderimden söz edilmesi, örneğin bugün kesinlikle bulunduğunu tek başına kanıtlamaz.

Bulunamadığı cevabı veriliyorsa hangi kayıtların ve örneklerin araştırıldığını açıklatıp yazılı cevabı saklayın. Bilgi edinme başvurusu, kayıp kararın tahminle yeniden yazılması güvencesi değildir. Kararın bulunamaması da tek başına hiç alınmadığını göstermez; elinizdeki atıfları, nüshaları ve cevapları birlikte koruyun.